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- Das beste aus beiden Welten -

HubSpot CRM und weclapp ERP

Herausforderungen:

 

WeCcapp ERP ist tief in interne Tools und Prozesse integriert.
Die weclapp CRM Funktionalitäten für Sales und Service reichen allerdings nicht aus:
  • Geringe Auswertbarkeit der Sales und Service Aktivitäten
  • Nutzung und Akzeptanz sind durch User-unfreundliche Software gering und führen zu mangelndem Controlling und schlechter Qualitätssicherung
  • Die Datenqualität ist dadurch sehr gering und führt mitunter zu falschen Schlüssen
  • Keine CMS Automatisierungen möglich und hohe Kosten für Workarounds

Ziele:

  • Weclapp bleibt als ERP System bestehen, HubSpot wird als CRM eingeführt
  • Synchronisation aller Kontakte und Angebote (inkl. Produkte) von HubSpot nach weclapp
  • Arbeiten des Sales Teams finden nur noch in HubSpot statt. Finance kann in weclapp weiter arbeiten
  • Mitnahme des gesamten Teams und aller relevanten Daten für einen reibungslosen Übergang
Social Media Marketing

HubSpot Personalisierung und Onboarding für Sales & Service

Website Hosting

Datenimport aus weclapp CRM nach HubSpot.

Integration

Custom Schnittstelle mittels HubSpot Workflows: Vom HubSpot Angebot zur weclapp Rechnung

Das Projekt Set-up

 

Vom Workshop zum Projekt-Plan

Die erste große Aufgabe des Projekts ist es, die internen Prozesse des Kunden zu verstehen.

Das Mittel der Wahl ist hierfür ein gemeinsamer Workshop zu Import und Integrationen. Hinzu kommen eigene Workshops für Sales und weitere Teams. Daraus leiten sich Fragen und Antworten zu folgenden Themen ab:

  • Wie ist weclapp in die technische Infrastruktur eingebunden?
  • An welchen Stellen kann man weclapp ablösen?
  • Welche Daten müssen zu welchem Zeitpunkt und wie von HubSpot nach weclapp übertragen werden?
  • Welche Daten müssen wie nach HubSpot importiert werden?

Aus dem Workshop können wir einen genauen Projekt-Plan erstellen, in dem am Ende alle Fäden zusammenlaufen:

  • Absprache mit Sales und anderen Teams
  • Personalisierung des HubSpot Portals
  • HubSpot+weclapp Integration
  • Datenimport von weclapp nach HubSpot

Der Datenimport nach HubSpot

 

Beim Datenimport wird folgendes Schema genutzt:

  1. Erstellung eines Mapping-Dokuments
    Dieses beinhaltet alle Eigenschaften und Objekte, welche aus dem alten CRM übernommen werden und in welche Form sie in HubSpot importiert werden. Auch gewünschte Datenmanipulationen werden in diesem Dokument festgehalten. Dadurch wird ein klarer und transparenter Arbeitsauftrag geschaffen.
  2. Vorbereitung der Skripte
    Unsere Skripte nutzen entweder CSV-Exporte oder API-Schnittstellen. Durch Skripte haben wir die Möglichkeit, den Export optimal vorzubereiten, so dass wir vor dem finalen Onboarding Tag diese lediglich ausführen müssen. 
  3. Der Testimport
    Um sicher zugehen, dass beim Import der Daten nach HubSpot auch alles wie gewünscht ineinandergreift, wird zuvor ein Testimport in eine HubSpot Testumgebung vorgenommen. Dadurch können sich alle Projekt-Teilnehmer die importierten Daten detailliert in HubSpot anschauen und prüfen.
  4. Finaler Import
    Im letzten Schritt wird am Vorabend des Onboardings – dem offiziellen Start des Teams in HubSpot – der finale Import vorgenommen. Durch die zeitliche Nähe werden die aktuellsten Daten aus weclapp übernommen. Das steigert die Akzeptanz von HubSpot im Team.

Die weclapp Integration mittels HubSpot Workflows

 

Ziel der Integration ist es, HubSpot Angebote nach Annahme des Kunden automatisch nach weclapp zu übertragen. Dort sollen sie als Aufträge gelistet, Produkte übernommen werden und den entsprechenden Kontakt aus weclapp übernehmen.

Da die existierende native Verknüpfung zwischen HubSpot und weclapp dies nicht leistet, greifen wir auf einen Workflow inklusive Custom Code zurück. Entscheidend ist dabei der für den Prozess notwendige Trigger "HubSpot Angebot angenommen". Dieser stößt den Workflow an, dessen Herzstück ein Custom Code Element ist. In diesem Fall ein Python Script, welche mehrere API-Operationen durchführt und im letzten Schritt den Auftrag nach weclapp überträgt. 

Wenn die Übertragung nicht erfolgreich war, wird der HubSpot CRM-Manager benachrichtigt. Bei erfolgreicher Übertragung werden einige Daten in den passenden HubSpot Deal übertragen. Dadurch kann die korrekte Übertragung direkt in der Deal-Pipeline nachvollzogen werden. 

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„Wir haben mit made2grow für die Migration auf HubSpot zusammengearbeitet. Hier wurden komplexe operative Prozesse erfolgreich überführt, an sinnvollen Stellen hinterfragt und neu gedacht, sodass wir erfolgreich mit HubSpot gestartet sind. Die tägliche Zusammenarbeit in den Teams war stets professionell und freundlich.“

Martin Göbert

- CEO at studdy

Planted

„Freundlich, erreichbar und kompetent, auch bei kurzfristigen Anliegen. Lösungen werden nicht nur gefunden, sondern auch detailliert und verständlich aufbereitet - das inhouse Wissen wächst also durch diese Zusammenarbeit, klarer zusätzlicher Mehrwert! Positiv ist auch, dass der Status Quo den Möglichkeiten, welche HubSpot bietet, gegenüber gestellt wird. So verliert man die zukunftsorientierte Skalierung nicht aus dem Blick.“

Lea Almer

- Senior Performance Managerin

Erfolgreiche Tool-Umstellung

 

Die Lösung mittels HubSpot Workflow und Custom-Code ist aus mehreren Gründen nützlich:

  1. Keine Agenturabhängigkeit
    Da es keine Middleware gibt, die auf einem Agentur-Server liegt, ist bei diesem Setup weniger Agenturabhängigkeit geben. Im Prinzip kann jeder, mit den entsprechenden HubSpot-Rechten und Kenntnissen in Node.js oder Python, die Schnittstelle nachvollziehen und bearbeiten. Auch alle nicht Custom Code Elemente des Workflows können durch den internen CRM-Manager einfach angepasst werden. Das schafft deutlich mehr Agilität und Update-Möglichkeiten.
  2. Mehr Transparenz & alles in einem Tool
    Fehler der Schnittstelle können direkt in HubSpot angezeigt werden. Das führt zu deutlich mehr Transparenz, welche Daten wann übertragen wurden, ohne sich in ein Middleware-Tool einloggen zu müssen.
  3. Kosten
    Die Entwicklungskosten sind üblicherweise deutlich geringer als mit Middleware, Zapier oder dergleichen. Auch zusätzliche Server-Kosten entstehen nicht. Lediglich HubSpot Operations Hub Professional ist nötig, welches darüber hinaus mit weiteren hilfreichen Features für HubSpot Super Admins ausgestattet ist.
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Das klingt spannend?

Ihr habt einen ähnlichen Fall oder wollt herausfinden, ob HubSpot und Custom Code Workflows etwas für euch sein könnte?


Dann melde dich gerne bei uns und wir sprechen über euren Fall.

email-1info@made2grow.de

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Durch unsere langjährige Erfahrung als HubSpot Agentur in vielen kleinen und großen Projekten, wissen wir welche Lösung zu deinem Unternehmen passt. Buch dir gerne einen Termin für einen unverbindlichen Discovery Call und wir schauen gemeinsam, ob und wie du mit HubSpot erfolgreich werden kannst 🤓