Die E-Mail-Signatur ist mehr als nur eine formelle Grußformel am Ende einer Nachricht – sie ist digitale Visitenkarte, Branding-Tool und Vertrauensanker zugleich. Wer HubSpot als CRM nutzt, profitiert von einem einfachen, aber wirkungsvollen Weg, professionelle Mail-Signaturen zentral zu verwalten und ansprechend zu gestalten.
In diesem Artikel erfährst du, wie du in HubSpot eine Mail-Signatur erstellst, welche Tools dir zur Verfügung stehen – wie der kostenlose HubSpot Signatur-Generator –, wie du eigene HTML-Vorlagen integrierst und welche Rolle Schriftart, Kontaktinformationen und Outlook-Kompatibilität dabei spielen.
Eine durchdachte Signatur vermittelt Seriosität, stärkt deine Marke und bietet dem Empfänger alle wichtigen Kontaktinformationen auf einen Blick. Besonders im B2B-Bereich entscheidet der erste Eindruck – und der beginnt oft mit einer Mail.
Eine gute Mail-Signatur erfüllt folgende Zwecke:
Sie stellt sicher, dass Kontaktdaten leicht auffindbar sind.
Sie steigert das Vertrauen in dein Unternehmen.
Sie transportiert deine Markenidentität (z. B. Logo, Farben, Schriftart).
Sie kann Links zu Website, Social Media oder Terminbuchungen enthalten.
In HubSpot lässt sich eine Signatur auf zwei Arten einrichten:
Manuell im CRM: Direkt in den Profileinstellungen von HubSpot.
Per Generator: Mit dem kostenlosen HubSpot E-Mail Signatur Generator.
Folge diesen Schritten, um deine persönliche Signatur im CRM zu hinterlegen:
Diese Signatur wird dann automatisch in E-Mails verwendet, die du aus dem HubSpot CRM versendest.
Wenn du nicht bei null anfangen willst oder Inspiration brauchst, ist der kostenlose HubSpot Email Signature Generator die perfekte Lösung. Mit wenigen Klicks erhältst du eine professionelle Signatur inklusive HTML-Quellcode.
Keine Designkenntnisse notwendig
Professionelle Layouts zur Auswahl
Möglichkeit, Logo, Profilbild, Social-Media-Icons und CTA-Buttons einzubinden
Vorschau in Echtzeit
Export als HTML-Datei oder direkter HTML-Quellcode zum Kopieren
Öffne den Generator.
Trage deine Kontaktinformationen (Name, Position, Firma, Telefonnummer, E-Mail etc.) ein.
Optional: Füge ein Bild (z. B. dein Logo) als Datei hinzu.
Wähle eine passende Schriftart, Farben und Layout.
Kopiere den generierten HTML-Quellcode oder lade dir die Datei herunter.
Tipp: Achte darauf, eine gut lesbare Schriftart zu wählen, die auch in E-Mail-Clients wie Outlook oder Apple Mail korrekt dargestellt wird.
Hast du bereits eine eigene HTML-Signatur – z. B. aus dem Generator oder von deiner Agentur – kannst du sie direkt in HubSpot einfügen:
Wieder in den Bereich „Signatur bearbeiten“ gehen.
Klicke rechts oben im Editor auf „HTML“.
Füge deinen HTML-Quellcode ein.
Speichern – fertig!
Achte darauf, dass alle Links korrekt sind und die Bilder extern gehostet werden, damit sie überall korrekt angezeigt werden.
Viele Unternehmen nutzen HubSpot für das CRM und Outlook für den täglichen Mailverkehr. Auch hier kannst du vom HubSpot Generator profitieren:
Erstelle die Signatur wie oben beschrieben.
Kopiere den HTML-Quellcode.
In Outlook gehst du zu:
Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen.
Füge eine neue Signatur hinzu und füge den Code in das Editorfenster ein.
Outlook unterstützt kein direktes HTML-Einfügen – nutze daher die Zwischenablage und ggf. Notepad zur Formatierung.
Hinweis: Manche Formatierungen (z. B. Webfonts) werden von Outlook nicht vollständig unterstützt. Teste deine Signatur unbedingt vor dem Roll-out.
<img src="URL"> einfügen.Mit der richtigen E-Mail-Signatur rundest du deinen professionellen Auftritt ab – im Vertrieb, Support oder Marketing. HubSpot bietet dafür einfache Möglichkeiten direkt im CRM sowie mit dem kostenlosen Generator. Für alle, die mit HTML oder externen Tools arbeiten möchten, gibt es ebenfalls flexible Optionen.
Einheitliches Design, konsistente Kontaktinformationen und die richtige Schriftart sind dabei genauso wichtig wie technische Kompatibilität mit Outlook & Co.
